Verkeerde invoer bij studentregistraties voorkomen; de aandachtspunten

studentenregistratie Mijn CZO - fouten voorkomenStudenten worden soms niet juist aangemeld binnen “Mijn CZO”. Het CZO gaat deze aanmeldingen vaker verwijderen als gegevens niet correct ingevuld blijken te zijn. Wanneer dit gebeurt, zal de student zich opnieuw moeten aanmelden met de juiste gegevens.

Als onderwijsinstelling of opleider kunt u extra werk voorkomen door gegevens van studenten nadrukkelijker te controleren op zaken die vaker misgaan. De aspecten waarop u dan het beste kunt controleren, vindt u op rij in dit bericht.

Verkeerde invoer kan op twee manieren ontstaan:

  • via invoer van de student zelf
  • door de invoer van de zorginstelling of de theorieaanbieder
Verkeerde invoer door studenten

Het registratieproces start bij de student. Een student kan bij het aanmelden sommige gegevens verkeerd invullen. Vaak gaat dit om:

  • een verkeerde geboortedatum;
  • een verkeerde geboorteplaats; de geboorteplaats moet overeenstemmen met de geboorteplaats die op het ID vermeld staat;
  • een verkeerde achternaam; de achternaam invullen die is aangenomen na het trouwen in plaats van de achternaam die het CZO nodig heeft: de achternaam zoals die bij geboorte gegeven is. Dit maakt dat CZO de koppeling met de BIG-registratie niet kan maken, omdat de achternaam gelijk moet zijn in beide registraties. Daarnaast komt het voor dat in de BIG-registratie de dubbele achternaam is vermeld. Als dat het geval is, moeten deze studenten deze, dubbele achternaam invullen in de aanmeldprocedure van het CZO. De ingevoerde achternaam kan achteraf aangepast worden, via een email aan CZO
  • slechts één voorletter opgeven, in plaats van alle, officiële voorletters;
  • het toevoegen van een verkeerd of niet volledig ‘document vooropleiding’ waardoor niet aan de eisen wordt voldaan. Het is wel mogelijk om een bewijs van ‘ontheffing vooropleiding’ aan te vragen bij het CZO. Bijvoorbeeld in geval van een buitenlands diploma;
  • het insturen van stukken die horen bij de diploma aanvraag;
  • een andere fout is een te late aanvraag. Dit levert een boete op; tenzij de (eerste) aanvraag binnen 6 weken na de start van de opleiding is ingediend;
  • een knelpunt bij het CZO is vooralsnog dat studenten een buitenlands woonadres niet kunnen opgeven in het systeem. Op dit moment vermelden zij het adres van CZO en sturen zij hun adres per email na.
Verkeerde invoer door zorginstelling of opleidingsinstituut

Wanneer de student de aanmelding heeft afgerond, komt de aanmelding voor goedkeuring terecht bij de contactpersoon van de zorginstelling en het opleidingsinstituut. Het gaat hier om invoer van:

  • (extra) opleidingsgegevens;
  • het aantal uren dienstverband;
  • de verleende vrijstelling: zie opmerking *1;
  • de verlenging: zie opmerking *2. 

ad *1
Bij vrijstelling moet vermeld worden op basis van welke behaalde competenties de vrijstelling gegeven is. Tot uiterlijk een maand na de startdatum van de opleiding kan het CZO de vrijstellingen aanvullen, verbeteren, of alsnog invoeren. Dit op aangeven van de (opleidings)instelling.

ad *2
Op eerder doorgegeven verlengingen (van studietijd) mag naderhand geen verkorting worden verleend. Het is daarom verstandig om een zo kort mogelijke verlenging door te geven.

Gevolgen als gegevens ontbreken

Het is voor CZO helaas niet meer mogelijk om ontbrekende gegevens aan te vullen, ook al is het CZO daar de afgelopen jaren erg coulant in geweest. De volumetoenames van studenten binnen de zorgopleidingen nopen ons ertoe onvolledige aanmeldingen (voorlopig) af te wijzen. 

Meer informatie

Voor meer informatie en/of vragen, kunt u contact opnemen met de studentenregistratie van het CZO