Inhoud
Wanneer kan mijn organisatie een uitnodiging verwachten voor de fysieke visitatie?
Moeten we vooraf documenten of gegevens aanleveren?
Hoe ziet het programma van een visitatie eruit?
Wie zitten er in het visitatieteam?
Wie kiest de deelnemers aan de panelgesprekken?
Wie bedoelen jullie met ‘managers verantwoordelijk voor het opleiden in de organisatie’?
Wat bespreken we in het voorbereidend gesprek?
Welke facilitaire en/of logistieke zaken moeten we regelen voor de visitatie?
Worden er studentenportfolio’s ingezien tijdens de visitatie?
Op welke manier haalt u bevindingen op in onze organisatie?
Hoe verhoudt de fysieke visitatie zich tot de nulmeting of schriftelijke visitatie?
Waarom is de datum van de visitatie al vastgesteld?
Wanneer kan mijn organisatie een uitnodiging verwachten voor de fysieke visitatie?
Minimaal zes maanden voor de visitatie ontvangt de CEA en RvB van uw organisatie per post en e-mail een uitnodiging. De eerste 25 organisaties hebben de uitnodiging ontvangen. De overige erkende zorgorganisaties en opleidingsinstituten ontvangen de uitnodiging in de loop van 2025. De visitaties vinden plaats in 2025 en 2026.
Moeten we vooraf documenten of gegevens aanleveren?
Nee. We gebruiken de beoordeling van de nulmeting met daarin de ontwikkelpunten voor uw organisatie. En we hanteren het kaderbesluit en het kwaliteitskader CZO als leidraad. Informatie over de werkwijze en ons toetsingskader staat in het reglement erkenning en toezicht 2025.
Hoe ziet het programma van een visitatie eruit?
De visitatie duurt één dagdeel. We verwachten van de bestuurder van uw organisatie een pitch - de bestuurder(s) geeft toelichting over de visie op opleiden van de CZO-opleidingen, de strategische doelen van de organisatie en sluit daarbij aan op het kwaliteitszorgsysteem - en voeren drie panelgesprekken.
Panelgesprekken in zorgorganisaties:
- met studenten
- met praktijkopleiders en werkbegeleiders
- met managers/afdelingshoofden/teamleiders verantwoordelijk voor opleiding op hun afdeling
Panelgesprekken in opleidingsinstituten:
- met studenten
- met opleidingscoördinatoren en opleiders
- met managers verantwoordelijk voor opleiden op hun afdeling
Wie zitten er in het visitatieteam?
Onze hele visitatiecommissie bestaat uit 75 visitatoren die actief zijn in het werkveld van CZO-opleidingen. Een selectie van deze commissie zit in het visitatieteam. Dit team is zoveel mogelijk een afspiegeling van de betrokken partijen; zorgorganisaties, opleidingsinstituten of branche-/beroepsverenigingen.
Een team bestaat uit maximaal vier visitatoren, waaronder een voorzitter. Zij worden ondersteund door een secretaris en een adviseur team toezicht van het CZO. De samenstelling wordt vooraf niet bekendgemaakt.
Wie kiest de deelnemers aan de panelgesprekken?
Als organisatie maakt u zelf een selectie van 4 tot 8 acht panelleden. Zorg voor een goede afspiegeling van uw organisatie. Selecteer studenten, praktijkopleiders/werkbegeleiders en managers vanuit verschillende clusters wanneer er in meerdere clusters wordt opgeleid. En zorg indien van toepassing voor vertegenwoordiging vanuit verschillende opleidingen; initiële opleiding, medisch ondersteunend en de verpleegkundige vervolgopleiding.
Kies studenten die verschillende opleidingen doen en die maximaal een half jaar geleden hun opleiding hebben afgerond. Belangrijk is dat studenten vrijuit kunnen spreken.
Wie bedoelen jullie met ‘managers verantwoordelijk voor het opleiden in de organisatie’?
Dit zijn afdelingshoofden, teamleiders of managers die verantwoordelijk zijn voor onder andere een veilig leerklimaat op de afdeling, de kwaliteit van opleiden op afdelingsniveau en het faciliteren van het begeleidingsteam van de student (de werkbegeleiders en praktijkopleiders).
Wat bespreken we in het voorbereidend gesprek?
We bespreken uw voorbereiding op de visitatie, beantwoorden vragen en geven praktische informatie voor de dag van de visitatie. Daarnaast leggen we uit hoe we de gespreksverslagen van de panelgesprekken door u laten controleren op onjuistheden, waarbij we rekening houden met privacy en de vertrouwelijkheid van de panelgesprekken.
Welke facilitaire en/of logistieke zaken moeten we regelen voor de visitatie?
- Eén vergaderruimte voor minimaal 14 personen. Visitatieteam (max. 6 personen) en panelgesprek (max 8 personen). gedurende de hele visitatie.
- Wilt u als organisatie de terugkoppeling ontvangen met aanwezigheid van alle panelleden, zorg dan voor een grote ruimte in de buurt van de eerder gebruikte vergaderzaal.
- Laptops of andere ICT-ondersteuning: Laptops of ICT-ondersteuning zijn niet noodzakelijk. Er zijn geen inbelmogelijkheden via teams of zoom. De bestuurder die de pitch geeft bepaalt en regelt het zelf als er ICT-ondersteuning nodig is.
- Lunch: Wanneer de visitatie in de middag is maken we graag tussen 12.30 en 13.00 uur gebruik van een lunch bij uw organisatie.
Worden er studentenportfolio’s ingezien tijdens de visitatie?
Nee. Het team stelt tijdens de panelgesprekken wel vragen over het gebruik van het portfolio, maar vraagt geen inzage vooraf of tijdens de visitatie.
Op welke manier haalt u bevindingen op in onze organisatie?
We doen observaties tijdens de visitatie en leggen deze naast de regelgeving; het kaderbesluit en het kwaliteitskader CZO. Ook kijken we naar de ontwikkeling die uw organisatie heeft doorgemaakt na het advies dat u kreeg uit de nulmeting.
Op basis hiervan schrijft het visitatieteam een advies. Het CZO beoordeelt dit advies en de regelgeving en neemt een besluit.
Bekijk hier het Reglement erkenning en toezicht.
Hoe verhoudt de fysieke visitatie zich tot de nulmeting of schriftelijke visitatie?
Een fysieke visitatie is na de nulmeting of de schriftelijke visitatie een onderdeel van het erkenningsproces voor zorgorganisaties en opleidingsinstituten.
Met de nulmeting of schriftelijke visitatie stellen we vast of uw organisatie aan de erkenningseisen voldoet. De fysieke visitatie geeft ons inzicht in de mate waarop uw organisatie aan de erkenningseisen voldoet, zich ontwikkelt en de kwaliteit van opleiden in de praktijk.
Bij een positief advies na de fysieke visitatie kunnen we uw voorwaardelijke erkenning omzetten naar een definitieve erkenning voor een periode van één tot vijf jaar.
Waarom is de datum van de visitatie al vastgesteld?
In 2023 is de overgangsregeling vastgesteld met een einddatum van 31 december 2025. Officieel betekent dit dat alle voorwaardelijke organisatie-erkenningen dan aflopen. Dit willen we uiteraard niet, daarom bezoeken we zo snel mogelijk alle zorgorganisaties en opleidingsinstituten met een voorwaardelijke erkenning.
Dit betekent dat we in 2025-2026 zo’n 150 organisaties visiteren. Om dat goed te organiseren, hanteren we een strakke planning. Vanaf 2027 kunnen organisaties zelf meedenken over de datum. Voor nu vragen we u om uw medewerking en begrip om de huidige erkenning zo snel mogelijk om te kunnen zetten in een definitieve erkenning