FAQ: visitatie op locatie

Minimaal zes maanden voor de visitatie ontvangt de CEA en RvB van uw organisatie per post en e-mail een uitnodiging. De eerste 25 organisaties hebben de uitnodiging ontvangen. De overige erkende zorgorganisaties en opleidingsinstituten ontvangen de uitnodiging in de loop van 2025. De visitaties vinden plaats in 2025 en 2026.

In 2023 is de overgangsregeling vastgesteld met een einddatum van 31 december 2025. Officieel betekent dit dat alle voorwaardelijke organisatie-erkenningen dan aflopen.  Dit willen we uiteraard niet, daarom bezoeken we zo snel mogelijk alle zorgorganisaties en opleidingsinstituten met een voorwaardelijke erkenning. 

Dit betekent dat we in 2025-2026 zo’n 150 organisaties visiteren. Om dat goed te organiseren, hanteren we een strakke planning. Vanaf 2027 kunnen organisaties zelf meedenken over de datum. Voor nu vragen we u om uw medewerking en begrip om de huidige erkenning zo snel mogelijk om te kunnen zetten in een definitieve erkenning

Inhoudelijk hoeft u geen aanvullende informatie aan te leveren. We gebruiken de beoordeling van de nulmeting met daarin de ontwikkelpunten voor uw organisatie. En we hanteren het kaderbesluit en het kwaliteitskader CZO als leidraad. Informatie over de werkwijze en ons toetsingskader staat in het reglement erkenning en toezicht 2025. 

Voorbereidend gesprek: checklist en gegevens panelleden

• Voor het voorbereidend gesprek met de adviseur toezicht, ontvangt uw CEA een checklist. Deze wordt tijdens het voorbereidende gesprek besproken en kan voor het gesprek worden aangeleverd.
• Tijdens het voorbereidend gesprek ontvangen we graag per panel een naam met contactgegevens van het panellid die de feitelijke controle op gespreksverslagen zal uitvoeren na de visitatie. 

We bespreken uw voorbereiding op de visitatie, beantwoorden vragen en geven praktische informatie voor de dag van de visitatie. Daarnaast leggen we uit hoe we de gespreksverslagen van de panelgesprekken door u laten controleren op onjuistheden, waarbij we rekening houden met privacy en de vertrouwelijkheid van de panelgesprekken. 

Fijn als u de volgende zaken wilt regelen:

• Vergaderruimte: één vergaderruimte voor ongeveer 20 personen, die beschikbaar is tijdens de hele visitatie. Zo is er plek voor het visitatieteam (max. 6 personen) en het panelgesprek (max. 8 personen).
  • Tip: wilt u de terugkoppeling ontvangen met aanwezigheid van alle panelleden, zorg dan voor een grote ruimte in de buurt van de eerder gebruikte vergaderzaal.
• Lunch: als de visitatie in de middag plaatsvindt, maken we tussen 12.30 en 13.00 uur graag gebruik van een lunch bij uw organisatie.
• Laptops of andere ICT-ondersteuning: dit is niet nodig. Er zijn geen inbelmogelijkheden via Teams of Zoom. De bestuurder die de pitch geeft, regelt zelf de ICT-ondersteuning als dat nodig is.

De visitatie duurt één dagdeel en bestaat uit:

• Een pitch door de bestuurder van uw organisatie
  De bestuurder(s) geeft een toelichting over de visie op opleiden met CZO-opleidingen, de strategische doelen van de organisatie en sluit daarbij aan op het kwaliteitszorgsysteem
• Drie panelgesprekken

Over de panelgesprekken

Bij zorgorganisaties gaan we in gesprek met:

• studenten
• praktijkopleiders en werkbegeleiders  
• managers/afdelingshoofden/teamleiders verantwoordelijk voor opleiding op hun afdeling

Bij opleidingsinstituten gaan we in gesprek met:

• studenten
• opleidingscoördinatoren en opleiders
• managers verantwoordelijk voor opleiden op hun afdeling

Onze hele visitatiecommissie bestaat uit 75 visitatoren die actief zijn in het werkveld van CZO-opleidingen. Een selectie van deze commissie zit in het visitatieteam. Dit team is zoveel mogelijk een afspiegeling van de betrokken partijen: zorgorganisaties, opleidingsinstituten of branche- of beroepsverenigingen. 

Een team bestaat uit maximaal vier visitatoren, waaronder een voorzitter. Zij worden ondersteund door een secretaris en een adviseur team toezicht van het CZO. De samenstelling wordt vooraf niet bekendgemaakt.

Als organisatie stelt u zelf een panel samen van 4 tot 8 leden per panel. Zorg dat het panel een goede afspiegeling is van uw organisatie.

Kies een mix van studenten, praktijkopleiders of werkbegeleiders en managers:

• Van verschillende clusters, als er in meerdere clusters wordt opgeleid.
• Van verschillende opleidingen, zoals initiële opleiding, medisch ondersteunend en de verpleegkundige vervolgopleiding, als dit van toepassing is.

Let bij studenten op:

• Kies een mix van studenten die net gestart zijn met de opleiding tot studenten die de opleiding maximaal een half jaar geleden hebben afgerond.

Het opleidingsinstituut kiest bovendien studenten uit van verschillende zorgorganisaties waarmee ze samenwerken.

Overige voorwaarden

• Om ervoor te zorgen dat panelleden vrijuit kunnen spreken tijdens de panelgesprekken, vragen we dat er geen andere personen uit de organisatie aanwezig zijn en dat er geen hiërarchische relatie tussen panelleden bestaat.
• Bij de pitch mag de raad van bestuur wél extra personen uitnodigen, zolang het totaal aantal deelnemers tussen de 4 en 8 personen blijft. Deze extra personen nemen niet actief deel aan de pitch, maar mogen wel vragen van het visitatieteam beantwoorden.

Dit zijn afdelingshoofden, teamleiders of managers die  verantwoordelijk zijn voor onder andere een veilig leerklimaat op de afdeling, de kwaliteit van opleiden op afdelingsniveau en het faciliteren van het begeleidingsteam van de student (de werkbegeleiders en praktijkopleiders). 

Nee. Het team stelt tijdens de panelgesprekken wel vragen over het gebruik van het portfolio, maar vraagt geen inzage vooraf of tijdens de visitatie.

We doen observaties tijdens de visitatie en leggen deze naast de regelgeving; het kaderbesluit en het kwaliteitskader CZO. Ook kijken we naar de ontwikkeling die uw organisatie heeft doorgemaakt na het advies dat u kreeg uit de nulmeting. 
Op basis hiervan schrijft het visitatieteam een advies. Het CZO beoordeelt dit advies en de regelgeving en neemt een besluit. 

Bekijk hier het Reglement erkenning en toezicht.

Een fysieke visitatie is na de nulmeting of de schriftelijke visitatie een onderdeel van het erkenningsproces voor zorgorganisaties en opleidingsinstituten. 

Met de nulmeting of schriftelijke visitatie stellen we vast of uw organisatie aan de erkenningseisen voldoet. De fysieke visitatie geeft ons inzicht in de mate waarop uw organisatie aan de erkenningseisen voldoet, zich ontwikkelt en de kwaliteit van opleiden in de praktijk.  

Bij een positief advies na de fysieke visitatie kunnen we uw voorwaardelijke erkenning omzetten naar een definitieve erkenning voor een periode van één tot vijf jaar.