Reglement B3b: Procedure OC audit

Inleiding en reikwijdte

Deze procedure is van toepassing op de audits die door de opleidingscommissies worden uitgevoerd. Tijdens deze audit wordt slechts één tot twee (indien verwant) CZO opleidingen getoetst. Vooralsnog zijn de instellingen waar de ambulanceopleidingen plaatsvinden uitgezonderd van deze procedure.

De erkenningssystematiek is gebaseerd op het principe van high trust, high penalty en bestaat uit een inzichtelijke schriftelijke aanvraagprocedure in combinatie met een systeem van audits. Voorafgaand aan de audit dient de instelling het Aanvraagformulier Erkenning in. Het aanvraagformulier bestaat uit vragen over kritische voorwaarden voor de opleiding. Per opleiding zijn minimale voorwaarden geformuleerd.

De aanvragende instelling dient aan alle minimale voorwaarden te voldoen. Op basis van het toevoegen van noodzakelijke eigen documenten wordt de aanvraag beoordeeld. Hier is dus sprake van het high trust principe. Aanvullend aan dit systeem wordt de instelling periodiek bezocht door een auditpanel van het CZO. Tijdens de audit wordt aandacht besteed aan de zaken die verantwoord zijn in het aanvraagformulier, het opleidingsbeleid en de (opleidings)organisatie, het leerklimaat en zorg in de keten of in het netwerk.

Doel audit

Het doel van de OC audit is afhankelijk van de aanleiding van het besluit over te gaan tot een OC audit.

  1. Eerste audit: Er is sprake van een (eerste) aanvraag van een niet-erkende instelling. De audit vloeit voort uit de schriftelijke erkenningsaanvraag. De instelling heeft een aanvraag ingediend voor een specifieke opleiding waar de audit reeds heeft plaatsgevonden of die niet op korte termijn plaats zal vinden. De opleidingscommissie besluit op basis van de schriftelijke aanvraag of het wenselijk is aansluitend een audit te laten plaatsvinden.
  2. Tweede audit: Er vindt een OC audit op grond van uitkomsten reguliere audit plaats. De audit vloeit voort uit de reguliere audit. Er is sprake van een audit door de opleidingscommissie omdat de uitkomsten van de geclusterde audit niet heeft geleid tot eenduidige uitkomsten c.q. besluit of er bestaat twijfel of aan de CZO-eisen wordt voldaan. De directeur-bestuurder besluit op basis van de beoordeling van het auditpanel of de opleidingscommissie een tweede audit moet instellen. Het doel van deze audit is tot een eenduidig besluit te komen over de afgifte van een erkenning voor de specifieke opleiding.

Voorbereiding

3. De secretaris van de opleidingscommissie neemt contact op met de contactpersoon van de instelling voor het bepalen van een datum waarop de audit plaatsvindt. Het contact vindt indien het een eerste audit is maximaal 16 weken na indiening van de erkenningsaanvraag plaats. Indien het een tweede audit betreft vindt het contact maximaal drie weken na de besluitvorming van de reguliere audit plaats.

4. De secretaris van de opleidingscommissie heeft voorafgaand bepaald:



a. welke (opleidings)functionarissen vanuit de instelling gesprekspartners van de opleidingscommissie zijn;

b. op basis van de CZO studentenregistratie welke studenten en recent afgestudeerden de gesprekpartners van de opleidingscommissie zijn;

c. op basis van de CZO studentenregistratie welke portfolio’s de opleidingscommissie in wil zien.



5. De secretaris informeert de contactpersoon tijdens het eerste contact over de bepalingen bij 2.

Uitvoering bezoek

6.   De opleidingscommissie wordt tijdens de audit vertegenwoordigd door de ambtelijk secretaris, deze rol wordt vervuld door een CZO-beleidsadviseur, ten behoeve van procesbegeleiding en verslaglegging en tenminste één lid van de opleidingscommissie die als auditor namens de opleidingscommissie optreedt ten behoeve van de inhoudelijke toetsing.

7.   Er wordt gestreefd naar een samenstelling van auditoren die werkzaam zijn in andere regio’s dan de vestigingsplaats van de instelling ten behoeve van de onafhankelijkheid.

8.   Indien het een tweede audit betreft dient de audit maximaal twee maanden na het besluit voortkomend uit de reguliere audit plaats te vinden.

9.   De auditoren zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht met betrekking tot de gegevens die gepresenteerd worden tijdens de audit.

10. De auditor(en) die de instelling bezoekt, toetst of de garanties die de instelling heeft gegeven in het aanvraagformulier worden waargemaakt in de praktijkleersituatie.

11. De audit vindt plaats op de datum zoals overeengekomen door de contactpersoon van de instelling en de secretaris van de opleidingscommissie.

12. De audit neemt maximaal één dagdeel in beslag.

13. Het standaard dagprogramma van een eerste OC audit ziet er als volgt uit:

  • 10.00 - 10.15: ontvangst auditoren opleidingscommissie
  • 10.15 - 10.30: bespreking dagprogramma
  • 10.30 - 11.10: portfoliotoetsing
  • 11.10 - 11.40: rondleiding/ vrije ruimte op de leerplaats(en)
  • 11.40 - 12.10: gesprek met 1 à 2 studenten
  • 12.10 - 12.40: pauze/lunch/ tussenevaluatie auditoren
  • 12.40 - 13.15: gesprek met praktijkbegeleider(s) en werkbegeleider(s)
  • 13.15 - 13.45: gesprek met het hoofd van de leerplaats en het hoofd opleidingen
  • 13.45 - 14.15: de opleidingscommissie formuleert een eerste en voorlopig oordeel
  • 14.15 - 14.30: evaluatie, bevindingen en afsluiting

14. Het standaardprogramma is richtinggevend; Hiervan mag worden afgeweken door de opleidingscommissie.

15. Het programma van een tweede audit wordt op maat gemaakt op basis van de reden dat deze audit plaatsvindt.

16. De opleidingscommissie toetst de opleiding rekening houdend met de aandachtspunten voortvloeiend uit de schriftelijke aanvraag of van het auditpanel van de reguliere audit.

17. De bevindingen van de opleidingscommissie in de praktijksituatie worden beoordeeld als de werkelijkheid c.q. waarheid.

18. Als onderzoekcriteria gelden de geformuleerde voorwaarden in het Aanvraagformulier Erkenning en de Reglement Erkenning Opleidingen CZO 2015.

Beoordeling

19. De opleidingscommissie beoordeelt of de gegeven garanties overeenkomen met de werkelijke praktijksituatie aan de hand van:

  • Portfolio-onderzoek van studenten en recent afgestudeerden;
  • Persoonlijke gesprekken met studenten, recent afgestudeerden, opleiders, werkbegeleiders, praktijkopleiders en (operationeel) management. Deze rol wordt vervuld door een CZO-beleidsadviseur.

20. De opleidingscommissie toetst de betreffende onderzoekscriteria aan de hand van ‘het beoordelingsformulier audit’ (Bijlage 1).

Afronding

21. Op basis van het ‘beoordelingsformulier audit’ geeft de opleidingscommissie inzicht in de bevindingen. De bevindingen worden aan het einde van de audit met de gesprekspartners van de instelling besproken.



22. De opleidingscommissie stelt binnen vier weken haar advies middels het beoordelingskader op en legt het voor aan de directeur-bestuurder.

Besluit

Besluitvorming

23. De directeur-bestuurder neemt een besluit dat is gebaseerd op de beoordeling van de opleidingscommissie. Het advies van de opleidingscommissie wordt in principe overgenomen, maar de directeur-bestuurder CZO heeft de mogelijkheid in uitzonderlijke gevallen hiervan af te wijken.



24. De directeur-bestuurder kan besluiten tot:



a. Behoud of afgifte van de erkenning.

b. Behoud of afgifte van de erkenning met bindende voorwaarden voor aanpassing of verbetering waarbij een afwijkende termijn voor herbeoordeling is gesteld.

c. Intrekken of afwijzen van de erkenning.



25. Afhankelijk van de uitkomst en wijze van advies worden indien noodzakelijk verdere afspraken gemaakt op basis van de reglementen en procedures tussen de instelling en het CZO.

26. Over de bindende voorwaarde(n) die voortvloeien, moet de aanvrager binnen een half jaar of binnen één jaar terug rapporteren, afhankelijk van de geschatte omvang om de voorwaarde(n) te kunnen realiseren. De erkenning wordt dan voorlopig verlengd of afgegeven voor deze periode.