Reglement A5: Omgang met persoonsgegevens

A5: Omgang met persoonsgegevens

  • a. Zodra het CZO constateert dat er direct of indirect herleidbare persoonsgegevens, zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), is opgenomen, wordt de behandeling van de erkenningsaanvraag stopgezet totdat de persoonsgegevens zijn verwijderd door de instelling en de vragen zijn verantwoord met geanonimiseerde documenten.
  • b. Verwijdering van de documenten in het erkenningsdossier dient, na verzoek van het CZO, binnen vijf werkdagen plaats te vinden.
  • c. Onder direct en indirect herleidbare persoonsgegevens als onderdeel van het erkenningsdossier verstaat het CZO in ieder geval:
    • patiëntgegevens;
    • namen van medewerkers en studenten in diverse documenten zoals beoordelingsformulieren, dienstroosters, notulen van diverse overlegvormen, agenda’s, portfolio’s
  • d. Het CZO accepteert alleen niet-geanonimiseerde documenten als er schriftelijk toestemming is verleend door de natuurlijke persoon wiens gegevens openbaar worden gemaakt en bewijs hiervoor in het erkenningsdossier is opgenomen.
  • e. Het niet verwijderen van de documenten met persoonsgegevens vertraagt het beoordelingsproces.
  • f. Indien de erkenningsaanvraag is ingediend voorafgaand aan een geplande audit betekent dit dat de erkenningsaanvraag mogelijk niet tijdig kan worden behandeld ter voorbereiding op de audit. Dit kan de consequentie hebben dat de opleiding niet of niet volledig kan worden beoordeeld tijdens de audit en niet binnen de gestelde termijn in aanmerking kan komen voor (her)erkenning.
  • g. Indien de erkenningsaanvraag is ingediend als afzonderlijke erkenningsaanvraag wordt de erkenningsaanvraag pas in behandeling genomen zodra de erkenningsaanvraag weer volledig is. Indien er drie maanden na verwijdering van de persoonsgegevens nog geen nieuw antwoord op de openstaande vraag is gegeven, wordt het erkenningsdossier gesloten. Als er op dat moment nog sprake is van een actieve erkenning wordt deze ingetrokken.