Instructie studentenregistratie CZO Opleidingsinstituut

Instructie studentenregistratie CZO opleidingsinstituut

Via onze website kunt u inloggen om inzicht te krijgen in uw studentenregistratie. Binnen iedere organisatie is er een contactpersoon door de directie aangewezen die de bevoegdheid heeft om in te loggen.

Graag wijzen wij u op onze ‘Regels studentenregistratie’ waarin alle regels wat betreft de studentenregistratie voor u op een rij zijn gezet.

Wanneer u inlogt, ziet u het volgende:

Onder ‘mijn account’ kunt u, indien gewenst, uw wachtwoord aanpassen. Denkt u  eraan, alleen u bent door de directie aangewezen om namens uw organisatie te accorderen. Mocht  u niet langer de contactpersoon zijn namens uw organisatie, dan verzoeken wij u dit zo snel mogelijk door te geven. Wij benaderen  dan de nieuwe contactpersoon  voor het invullen van de benodigde formulieren om tot wijziging van de contactpersoon over te gaan.

Onder ‘Mijn CZO’ vindt u uw studentenregistratie. Bovenaan staat het overzicht ‘To do’ dit zijn alle registraties waarvoor een actie van u wordt verwacht. Daaronder vindt u ‘Ingeschreven studenten’ wat begint met de mogelijkheid voor het uitvoeren van een zoekopdracht.

Wanneer een student zich heeft aangemeld, een wijziging heeft doorgevoerd of een diploma-aanvraag heeft gedaan, ontvangt u een mailbericht met het verzoek in te loggen en een actie uit te voeren.

To do:

Voor de naam ziet u een icoon, dit icoon staat voor de actie die moet worden ondernomen. Wanneer u met de pijl op het icoon gaat staan, komt de actie naar voren. Door op de link verwerken te drukken, kunt u de gewenste actie uitvoeren.

Aanmeldingen:

Actie bij goedkeuren aanmelding:

  • De theorie controleert de door de student ingevulde gegevens, inclusief de eventueel geuploade documenten.
  • Verder ziet u of er een erkenning aanwezig is (indien einddatum is ingevuld) en wat de loggeschiedenis van de aanmelding is.
  • Wanneer u de aanmelding weigert, kunt u de reden hiervoor invullen en wordt hiervan een automatisch melding gestuurd naar de student en de zorginstelling. De aanmelding wordt automatisch verwijderd.
  • Wanneer u de aanmelding goedkeurt, dient u, indien van toepassing, de vrijstelling voor de theorie in te vullen. Wanneer er sprake is van vrijstelling, dient een document ter onderbouwing van deze vrijstelling te worden geupload.
  • Wanneer de aanmelding akkoord is, drukt u op opslaan.

De aanmelding komt ook bij de zorginstelling terecht voor akkoord. De zorginstelling vult het dienstverband in en eventuele vrijstellingen voor de praktijk.

Wanneer beide organisaties akkoord zijn, kan het CZO de aanmelding verwerken. Wanneer het CZO de aanmelding heeft verwerkt, ontvangt de student een mailbevestiging van de inschrijving en ontvangt ook u en de instelling een bericht dat de aanmelding is verwerkt.

Wanneer u nu bij ‘Ingeschreven studenten’ kijkt, ziet u de student hier terug.

Wijzigingen:

Alle wijzigingen zijn in dit systeem gedigitaliseerd.

De student:

  • Kan melding maken van een overstap en kan een diploma aanvragen.

De zorginstelling:

  • Kan de einddatum wijzigen (verlengen) en
  • aangeven dat de opleiding is beëindigd.

Overstap:

De student geeft aan dat er sprake is van een overstap en geeft aan bij welke zorginstelling en welk opleidingsinstituut de opleiding wordt vervolgd. Net als de aanmelding gaat deze melding voor akkoord naar de zorginstelling en het opleidingsinstituut. Wanneer beide instellingen hebben geaccordeerd, kan het CZO de wijziging verwerken en krijgen de betrokken partijen na verwerking een mailbevestiging van deze wijziging.

Einddatum wijzigen (verlenging):

De zorginstelling geeft de duur van de verlenging, de reden van verlenging op en geeft akkoord voor de nieuw verwachte einddatum. Op het moment dat het CZO deze wijziging heeft geaccordeerd, ontvangt de student en het opleidingsinstituut per mail het bericht van deze wijziging.

Diploma-aanvragen

Wanneer de student een diploma heeft aangevraagd, krijgt u hiervan een mailbericht en vindt u de student in uw ‘To do’ lijst.

Wanneer u de diploma-aanvraag gaat accorderen, dient u als theorieaanbieder de daadwerkelijk gevolgde theorie-uren op te geven. Mocht er sprake zijn van vrijstelling, dan dienen de daadwerkelijk gevolgde theorie-uren + de uren vrijstelling samen te voldoen aan de vastgestelde minimaal te volgen theorie-uren voor de betreffende opleiding.

Afhankelijk van de opleiding kan het zijn dat de praktijk de definitieve diplomadatum opgeeft. In het algemeen wordt dit door het opleidingsinstituut gedaan.

Ook hierbij geldt dat wanneer beide instellingen hebben geaccordeerd en het CZO de diploma-aanvraag heeft verwerkt, dat u hiervan een melding krijgt per mail.

Wanneer u een aanmelding of diploma-aanvraag voor uw eigen administratie wilt afdrukken, kan dat door via bestand op afdrukken te kiezen of via Ctrl-P.