Instructie - Aanvraagformulieren doorsturen aan directie / rvb en aan CZO

Instructie aanvraagformulieren versturen naar directie/raad van bestuur (rvb) voorafgaande de audit

Aanvraagformulieren voor erkenningen die onderdeel zijn van een audit worden door de contactpersoon erkenningen en audits (CEA) niet meer afzonderlijk naar de directie/rvb verstuurd. Het proces gaat nu als volgt:

  • 1. De CEA stuurt relevante aanvraagformulieren gebundeld door naar de directie/rvb. 
  • 2. De directie/rvb accordeert en stuurt de verzameling aanvraagformulieren naar het CZO. 

Ad 1. Instructie aanvraagformulieren doorsturen naar directie/raad van bestuur (rvb) tbv audit

  • De CEA klikt onder het aanvraagformulier van elke erkenning op invullen gereed.
  • De volgende melding verschijnt: De antwoorden zijn opgeslagen en het aanvraagformulier is gereed gemeld. Ga naar audit om de vragenlijsten te laten accorderen door de directie/raad van bestuur.
  • In het auditdossier bij het tabblad aanvraagformulieren vindt u de aanvraagformulieren behorend bij de audit. Wanneer u de aanvraagformulieren van de erkenningen die onderdeel zijn van de audit wilt versturen naar de directie/rvb volgen nog meerdere acties. U klikt op: ‘Vragenlijsten invullen gereed’.
  • Het overzicht dat u vervolgens ziet, bevat de aanvraagformulieren die geaccordeerd zijn door de CEA en de status: ‘Invullen gereed’ hebben. Aanvraagformulieren met een andere status kunnen niet verstuurd worden naar de directie/rvb.
  • Optioneel: Als zorginstelling heeft u de mogelijkheid om erkenningsaanvragen waarvoor u geen erkenning meer aan wilt vragen te verwijderen uit de audit. U dient dan wel een reden op te geven waarom u de erkenning niet meer aan wilt vragen.
  • Onder het overzicht vinkt u de tekst aan: ‘Geaccordeerde vragenlijsten worden aan de rvb/directie voorgelegd om goedgekeurd te worden’. En vervolgens klikt u op ‘Indienen’.
  • De aanvraagformulieren zijn verstuurd naar de directie/rvb.

Ad 2. Instructie aanvraagformulieren doorsturen van directie/rvb naar het College Zorg Opleidingen (CZO) tbv audit

In de to-do op ‘Mijn CZO’ van de directie/rvb staan de aanvraagformulieren om te accorderen. Klik hiervoor op ‘aanvraag goedkeuren’.

  • De aanvragen worden afzonderlijk geaccordeerd door de directie/rvb.
  • Nadat alle aanvragen zijn geaccordeerd klikt u op ‘audit’ boven het geaccordeerde aanvraagformulier of kijkt u in het auditdossier bij het tabblad aanvraagformulieren.
  • U verstuurt de aanvragen naar het CZO door te klikken op: ‘aanvraagformulieren versturen naar het CZO’
  • Het overzicht dat u vervolgens ziet, bevat de aanvraagformulieren die geaccordeerd zijn door de directie/rvb en tonen de status: ‘Invullen gereed’.
  • Om de aanvragen te versturen naar het CZO klikt u op ‘indienen’. De aanvraagformulieren zijn nu verstuurd naar het CZO.