Instructie – Invullen en indienen erkenningsaanvragen

Invullen en indienen erkenningsaanvragen

Hieronder vindt u de instructies voor de verschillende rollen binnen uw instelling.

NB: Toont video onscherp? Open dan 'Volledig scherm' in YouTube, klik op het tandwiel in het afspeelvenster en zet kwaliteit op HD 1080p


Invullen van een aanvraagformulier door de contactpersoon erkenningen en audits (CEA, lees de stappen

Invullen van een aanvraagformulier door de contactpersoon erkenningen en audits (CEA):
  • Nadat u ingelogd bent ziet u in de “to do” op “mijn CZO” een overzicht van de aanvraagformulieren met de status “in bewerking CEA”.
  • U klikt op “aanvraag invullen” om het aanvraagformulier te openen.
  • Boven het aanvraagformulier ziet u de naam van uw instelling, het erkenningsdossier nummer en de inleidende tekst van het aanvraagformulier.
  • In de blauwe balk staan de onderwerpen van de vragenlijst.
  • Klik op “uitklappen/inklappen” om de vragen die bij dat onderwerp horen te openen.
    • Het aanvraagformulier kent de volgende opbouw:
    • Het criterium;
    • Een handreiking waaraan gedacht kan worden bij de beantwoording van de vragen;
  • En daaronder één of meerdere vragen per criterium.
  • U beantwoordt iedere vraag door het antwoord “ja of nee” te selecteren. U heeft de mogelijkheid een toelichting te typen in het toelichtingenveld of een bijlage te uploaden. Wanneer u een bijlage toevoegt dient u wel het paginanummer te vermelden. U kunt meerdere bijlagen per vraag toevoegen.
  • Tussentijds opslaan van het aanvraagformulier kan door op “opslaan” te klikken.
  • Wanneer alle vragen beantwoord zijn kunt u de aanvraag naar de directie/raad van bestuur versturen door op “invullen gereed” te klikken.
  • U kunt de aanvraag ook in laten vullen door de aanvrager erkenningen, hiervoor klikt u op “terug naar aanvrager erkenningen”.


Invullen van een aanvraagformulier door de aanvrager erkenning (AE)
Lees de stappen

Invullen van een aanvraagformulier door de aanvrager erkenning (AE): 
  • Nadat u ingelogd bent ziet u in de “To do” op “Mijn CZO” een overzicht van de aanvraagformulieren met de status “In bewerking AE”.
  • U klikt op “aanvraag invullen” om het aanvraagformulier te openen.
  • Boven het aanvraagformulier ziet u de naam van uw instelling, het erkenningsdossier nummer en de inleidende tekst van het aanvraagformulier.
  • In de blauwe balk staan de onderwerpen van de vragenlijst.
  • Klik op “uitklappen/inklappen” om de vragen die bij dat onderwerp horen te openen.
  • Het aanvraagformulier kent de volgende opbouw:
    • Het criterium;
    • Een handreiking waaraan gedacht kan worden bij de beantwoording van de vragen;
    • En daaronder één of meerdere vragen per criterium.
  • U beantwoordt iedere vraag door het antwoord “ja of nee” te selecteren. U heeft de mogelijkheid een toelichting te typen in het toelichtingenveld of een bijlage te uploaden. Wanneer u een bijlage toevoegt dient u wel het paginanummer te vermelden. U kunt meerdere bijlagen per vraag toevoegen.
  • Tussentijds opslaan van het aanvraagformulier kan door op “opslaan” te klikken.
  • Wanneer alle vragen beantwoord zijn kunt u de aanvraag naar de contactpersoon erkenningen en audits versturen door op “invullen gereed” te klikken.


Accorderen erkenningsaanvragen door de directie/raad van bestuur
Lees de stappen

Accorderen erkenningsaanvragen door de directie/raad van bestuur
  • Nadat u ingelogd bent ziet u in de “To do” op “Mijn CZO” een overzicht van de aanvraagformulieren met de status “Akkoord CEA”.
  • U kunt deze aanvragen naar het CZO versturen door te klikken op “Aanvraag goedkeuren”.
  • Het aanvraagformulier van de betreffende opleiding opent en u kunt de gegeven antwoorden, toelichtingen en toegevoegde bijlagen bekijken door onder de blauwe balk te klikken op “uitklappen/inklappen”.
  • Om de aanvraag te accorderen en daarmee te versturen naar het CZO klikt u op “Goedkeuren”.
  • U kunt de aanvraag ook terugzetten naar de contactpersoon erkenningen en audits door te klikken op “Weigeren”. Wanneer u de aanvraag weigert kunt u in het toelichtingenveld de reden van het weigeren invullen.

Stroomschema

(klik op illustratie om grotere versie te tonen)


Wijze van gereed melden

De aanvraagformulieren behorend bij erkenningsaanvragen die onderdeel zijn van een audit kunnen niet meer afzonderlijk gereed gemeld worden door de contactpersoon erkenningen en audits (CEA). Alle aanvraagformulieren behorend bij de audit worden als geheel door de CEA naar de directie/raad van bestuur (rvb) verstuurd. De directie/rvb stuurt de aanvraagformulieren als geheel, na accordering, door naar het CZO.

Wilt u weten welke vragen u kunt verwachten bij een erkenningsaanvraag? Bekijk de vragenlijst.