B4b: Auditprocedure opleidingsinstituut

Inleiding en reikwijdte 

Deze procedure is van toepassing op de audits die plaatsvinden bij de opleidingsinstituten met uitzondering van de opleidingsinstituten die de VVT-opleidingen verzorgen. Hiervoor is auditprocedure B2c van toepassing.   

De erkenningssystematiek is gebaseerd op het principe van high trust, high penalty en bestaat uit een inzichtelijke schriftelijke aanvraagprocedure in combinatie met een systeem van audits. ​ Voorafgaand aan de audit dient het opleidingsinstituut digitaal het aanvraagformulier erkenning in en verantwoordt de vragen middels eigen documentatie. Het opleidingsinstituut dient te voldoen aan de criteria in het aanvraagformulier. Hier is dus sprake van het high trust principe.  
Aanvullend op dit systeem wordt het opleidingsinstituut bezocht door een auditpanel van het CZO. Tijdens de audit wordt aandacht besteed aan de zaken die verantwoord zijn in het aanvraagformulier.  

Doel audit 

Het CZO heeft op basis van de audit inzicht in en kan beoordelen op welke wijze de student tijdens de opleiding: 
  • De juiste kennis op de juiste wijze krijgt aangeleerd,  
  • waarbij op het vereiste niveau wordt getoetst, 
  • hoe dit wordt beoordeeld en door wie, 
  • hoe het leerklimaat is en   
  • hoe het leerproces van de student vorm krijgt.  
Daarnaast heeft de audit tot doel om continue kwaliteitsverbetering, inspiratie en bewustwording te bewerkstelligen. 

Voorbereiding 
Werkwijze voorbereiding 
B4b.1 Voorafgaand aan de audit wordt een voorbereidingsgesprek gepland tussen de auditsecretaris en de contactpersoon erkenningen en audits (CEA), de aanvrager erkenning (AE) en overige betrokkenen van de opleiding. Het doel van het voorbereidingsgesprek is de beoordelingsprocedure, de inhoudelijke beoordeling en het dagprogramma van de audits te bespreken. 

B4b.2 De ambtelijk secretaris van het auditpanel bepaalt voorafgaand aan de audit welke functionarissen vanuit het opleidingsinstituut gesprekspartners van het auditpanel zijn. Het auditpanel wenst in ieder geval te spreken met: 
  • Studenten; 
  • didactische gesprekspartners zoals (een) direct betrokkene(n) van de opleiding(en) die bij de inhoud van het onderwijs betrokken is/zijn, gastdocent(en); 
  • management zoals de manager(s), die onderwijskundig betrokken is/zijn bij de opleiding(en); 
  • praktijkopleider(s) van minimaal twee klanten c.q. zorgorganisaties. 
B4b.3 De ambtelijk secretaris van het auditpanel bepaalt op basis van de CZO-studentenregistratie van welke studenten het auditpanel de portfolio's voorafgaand aan de audit wil inzien. Van hen wordt ook verwacht dat zij gesprekspartner van het auditpanel zijn. De voorkeur gaat uit naar studenten die in de laatste fase van de opleiding zitten en die in verschillende zorginstellingen werkzaam zijn.   

B4b.4 De studenten dienen als eigenaars van het portfolio de auditoren en de auditsecretaris toegang te verlenen tot het portfolio. Indien er sprake is van een digitaal portfolio, kan de student direct zelf toegang verlenen. Indien er sprake is van een fysiek c.q. papieren portfolio dient de student middels een standaardformulier het CZO toestemming te geven tot inzage.  

B4b.5 Het portfolio dient maximaal 2 weken en minimaal 1 week voorafgaand aan de audit ter beschikking te worden gesteld aan de auditoren en de auditsecretaris.  

Uitvoering bezoek 
B4b.6 De audit is in eerste instantie gebaseerd op het principe van waarheidsvinding van de informatie uit het 'Aanvraagformulier Erkenning'. Daarnaast wil het CZO met de audit een bijdrage leveren aan de kwaliteit en de verbetering van de opleidingssituatie. Mocht echter tijdens het bezoek blijken dat de instelling niet voldoet aan de gestelde minimale voorwaarden, kan dit leiden tot intrekking van de erkenning. Hier komt dus het high penalty principe tot uiting. 

B4b.7 Het auditpanel bestaat uit een ambtelijk secretaris ten behoeve van procesbegeleiding en verslaglegging (deze rol wordt vervuld door een CZO-beleidsadviseur) en twee auditoren ten behoeve van de inhoudelijke toetsing.  

B4b.8 Bij de samenstelling van het auditpanel wordt, ten behoeve van de waarborg van de onafhankelijkheid, zoveel mogelijk gestreefd naar een samenstelling van auditoren die  niet direct of indirect verbonden zijn aan het opleidingsinstituut dat geaudit wordt.  

B4b.9 Het auditpanel is gebonden aan een geheimhoudingsplicht met betrekking tot de gegevens die gepresenteerd worden tijdens de audit. 

B4b.10 Het auditpanel dat het opleidingsinstituut bezoekt, toetst of de garanties die het opleidingsinstituut heeft gegeven in het aanvraagformulier worden waargemaakt in de praktijk. 

B4b.11a De audit neemt één dagdeel in beslag. Het standaard dagprogramma van de audit ziet er als volgt uit: 

10.00 - 10.30:  Voorbereiding auditpanel
10.35 - 10.55:  Formeel ontvangst auditpanel en bespreking dagprogramma
11.00 - 12.00:  Plenair gesprek met alle studenten
12.05 - 12.15:  Onderlinge terugkoppeling van het auditpanel
12.20 - 13.05:  Presentatie didactische en vakinhoudelijke leermiddelen en - materialen (10 a 15 minuten) in combinatie met plenair gesprek opleiders (30 minuten);
13.10 - 13.40: Pauze/lunch/ tussentijdse evaluatie auditpanel
13.40 - 14.15: Rondleiding
14.15 - 14.50: Gesprek met opleiders, management en praktijkopleiders
14.55 - 15.15: Het auditpanel formuleert een eerste en voorlopig oordeel
15.15 - 15.30: Terugkoppeling bevindingen van het auditpanel aan opleidingsinstituut.

B4b.11b Het standaardprogramma is richtinggevend; hiervan mag worden afgeweken door het auditpanel. 

B4b.12 Het doel van het auditpanel is tweeledig. Ten eerste waarheidsvinding door te achterhalen of de gegeven garanties door de instelling overeenkomen met de werkelijke opleidingssituatie en ten tweede adviseren over mogelijke verbeteringen. 

B4b.13 Het auditpanel toetst tijdens de audit steekproefsgewijs de opleidingsgegevens door beoordeling van documentatie en interviews met de betrokkenen en beoordeelt op grond van deze gegevens of het opleidingsinstituut daadwerkelijk voldoet aan de CZO-eisen waarvoor het in de aanvraagformulieren van de verschillende opleidingen een garantie heeft afgegeven. 

B4b.14 Het auditpanel gaat uit van een gerechtvaardigd vertrouwen. 

B4b.15 De bevindingen van het auditpanel in de opleidingssituatie worden beoordeeld als de werkelijkheid c.q. waarheid. 

B4b.16 Aansluitend aan de audit bespreekt het auditpanel de bevindingen met de betrokkenen uit de instelling. De bedoeling hiervan is dat de aanvrager een idee heeft hoe, weliswaar onder voorbehoud, het oordeel van de commissie globaal zal luiden. Hiervoor is een formulier ontwikkeld, uitsluitend bestemd voor gebruik binnen het auditpanel. Dit formulier wordt niet aan de betrokkenen uit de instelling overhandigd. 

Beoordeling 

B4b.17 De beoordeling richt zich in eerste instantie op waarheidsvinding. De waarheidsvinding heeft betrekking op de gegeven antwoorden en garanties die zijn verantwoord in de erkenningsaanvraag. 

B4b.18 Het auditpanel beoordeelt of de gegeven garanties overeenkomen met de werkelijke situatie aan de hand van: 
  • portfolio-onderzoek van studenten en recent afgestudeerden; 
  • persoonlijke gesprekken met (opleidings)functionarissen uit het opleidingsinstituut en studenten;
  • afronding.  
B4b.19 Het auditpanel zal binnen tien weken haar advies middels de het beoordelingskader   voorleggen aan de directeur-bestuurder. 

Besluit 
Besluitvorming 

B4b.20 De directeur-bestuurder neemt een besluit dat is gebaseerd op het rapport van het auditpanel. 

B4b.21 De directeur-bestuurder kan besluiten tot: 
  • Behoud van de erkenning. 
  • Intrekken van de erkenning.  
  • Behoud van de erkenning met bindende voorwaarden voor aanpassing of verbetering van (een deel van) de opleiding waarbij een afwijkende termijn voor hererkenning wordt gesteld. 
  • Behoud van de erkenning met bindende voorwaarden voor aanpassing of verbetering waarbij geen afwijkende termijn voor hererkenning is gesteld. 
B4b.22 De betreffende bindende voorwaarde(n), moet de aanvrager binnen een half jaar of binnen één jaar opnieuw verantwoorden, afhankelijk van de geschatte omvang om de voorwaarde(n) te kunnen realiseren. Indien er op het moment van het besluit sprake is een actieve erkenning voor de betreffende opleiding, wordt deze erkenning verlengd tot de beoordeling heeft plaatsgevonden. 

Advisering 
B4b.23 Als onderdeel van het besluit kan er ook een advies worden afgegeven. Hierin wordt onderscheid gemaakt in: 
  • Er wordt een vrijblijvend advies afgegeven. De instelling voldoet ruim aan de CZO-eisen: De erkenning blijft behouden of wordt afgegeven. Het advies heeft als doel de kwaliteit van de opleiding te verbeteren of te optimaliseren. 
  • Er wordt een advies afgegeven. De instelling voldoet minimaal aan de CZO-eisen: Er kan een advies worden gegeven met het doel de volgende erkenningsronde hieraan te voldoen.